Manual Pengendalian Mesyuarat

MANUAL PENGENDALIAN MESYUARAT

Mesyuarat merupakan suatu amalan penting dalam mana-mana organisasi yang aktif dan cemerlang. Bagaimanapun ini tidak bermakna, mesyuarat perlu diadakan dengan kerap. Kekerapan mesyuarat biasanya ditentukan oleh undang-undang tubuh atau perlembagaan organisasi yang menyebut bilangan minima mesyuarat yang perlu diadakan pada setiap tahun.

1. Mesyuarat Mingguan

Apabila organisasi menjadi semakin besar, bilangan ahli semakin ramai dan organisasi mempunyai pekerja tetap, maka mesyuarat mingguan biasanya elok diadakan oleh pihak pengurusan tertinggi bagi membincangkan hal ehwal pengurusan dan perjalanan organisasi.

2. Mesyuarat Bulanan atau berkala

Mesyuarat ini lazimnya diadakan dengan ahli-ahli organisasi bagi menyampaikan maklumat, merancang program, membuat keputusan, mendapatkan pandangan ahli dan menggerakkan organisasi.

3. Fungsi Mesyuarat

1. Memastikan matlamat, polisi dan halatuju organisasi tercapai.
2. Merancang sesuatu, membuat keputusan dan mengambil tindakan segera.
3. Mewujudkan kesatuan fikrah danamalan dalam organisasi.
4. Memantapkan ikatan persaudaraan ahli-ahli:kerjasama, rasa kekitaan,
5.Membuat keputusan bersama.
6.Menilai kekuatan dan kelemahan organisasi dari masa ke semasa.

4. Persediaan Mengadakan Mesyuarat

1. Setiausaha PAS hendaklah mengedarkan notis panggilan iaitu 14 hari sebelum tarikh mesyuarat. Bagi mesyuarat-mesyuarat yang dicatatkan di dalam perlembagaan atau manual organisasi, khususnya mesyuarat tahunan atau bulanan, notis panggilan mesyuarat hendaklah diedarkan sekurang-kurang seminggu sebelum mesyuarat diadakan.
2. Notis panggilan mesyuarat hendaklah memberikan maklumat lengkap mengenai tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Disamping itu, notis tersebut hendaklah sertakan bersama agenda mesyuarat supaya ahli boleh membuat persediaan lebih awal untuk mengikuti mesyuarat dengan lebih aktif dan bertanggungjawab.
3. Notis panggilan mesyuarat harus mengingatkan ahli supaya membawa notis panggilan mesyuarat, agenda mesyuarat, minit mesyuarat yang diedarkan serta dokumen penting atau kertaskerja yang diperlukan untuk mesyuarat.
4. Keputusan untuk menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat harus mengambilkira kemudahan untuk ahli hadir.
5. Persediaan lain termasuklah pembesar suara, makanan dan minuman, dokumen untuk edaran di mesyuarat dan kebersihan tempat mesyuarat yang harus diberi perhatian.

5. Peranan dan Tanggungjawab Pengerusi

1. Mengalu-alukan kehadiran, ucap syukur dan terima kasih.
2. Memberi kata-kata aluan atau pengumuman penting/perlu.
3. Menentukan objektif mesyuarat.
4. Merujuk kepada agenda mesyuarat yang ditetapkan.
5. Menjemput ahli membentangkan sesuatu kertas jika ada.
6. Mempelawa ahli memberi pandangan.
7. Memberi ingatan terhadap tindakan yang perlu diambil.
8. Merumuskan perbincangan.
9. Menunjukkan sikap toleransi, peka, bersedia mendengar, tidak pilih kasih, bertimbangrasa,
kerjasama tetapi tegas.
10.Mengucapkan terima kasih sekali lagi sebelum menutup mesyuarat.

6. Ciri-ciri Mesyuarat Yang Baik

1. Perjalanan mesyuarat mengikut agenda yang berstruktur.
2. Perbincangan berfokus dan tidak menyimpang atau meleret-leret.
3. Pengesahan minit mesyuarat hanya dibuat oleh ahli yang hadir pada mesyuarat lalu dan bukan pemerhati.
4. Masa diberikan dengan baik bagi membincangkan semua agenda. Tempoh masa perbincangan Hal-hal lain tidak harus lebih panjang dari tempoh masa perbincangan agenda-agenda penting yang lain. Hal-hal lain bukanlah agenda penting tetapi sekadar makluman dan perbincangan segera.
5. Sekiranya tempoh masa mesyuarat telah tamat dan agenda masih belum dapat diselesaikan, maka Pengerusi boleh memberhentikan mesyuarat dan memanggil satu perjumpaan khas bagi membincangkan agenda yang boleh dianggap amat penting.
6. Mesyuarat berjalan lancar, harmoni dan hampir kesemua ahli berpuashati di akhir mesyuarat.
7. Tidak berlaku “ mesyuarat-dalam-mesyuarat” sindrom bisu dan pasif.
8. Mesyuarat tamat dalam tempoh yang ditetapkan.

7. Selepas Mesyuarat

1. Peringatan diedarkan kepada ahli berkenaan untuk tindakan susulan segera. Minit mesyuarat disediakan oleh Setiausaha, disemak oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli seminggu selepas mesyuarat.
2. Semua Minit mesyuarat adalah RAHSIA parti.

8. Penyediaan Minit Mesyuarat

1. Minit Mesyuarat adalah suatu dokumen yang amat penting yang merekodkan perbincangan dan keputusan yang diambil oleh sesebuah organisasi dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat sering dijadikan bahan rujukan samada bagi tindakan susulan dan keperluan masa depan bagi sesuatu organisasi dan mereka-mereka yang memerlukan termasuklah pihak Pejabat Pendaftar Pertubuhan, Polis dan M ahkamah. Oleh itu, setiap minit mesyuarat hendaklah dicatat dengan jelas, bersistematik dan tepat serta dipelihara dengan baik.
2. Bagi sesuatu mesyuarat biasa, cukup sekadar seorang pencatat sahaja, pada kebiasaannya setiausaha, bagi mencatitkan perbincangan mesyuarat. Bagi Mesyuarat Agung pula, pada lazimnya dua orang pencatat minit mesyuarat akan dilantik bagi merekodkan pelbagai perkara penting yang berlaku di dalam mesyuarat tersebut yang melibatkan kehadairan ramai.

3. Setiap perkara perbincangan boleh dicatatkan mengikut kategori di bawah, jika perlu:
a. Mesyuarat mengambil ingatan
b. Mesyuarat bersetuju mengambil keputusan
c. Mesyuarat bersetuju meluluskan
d. Mesyuarat bersetuju sebulat suara

Diolah dari Manual Setiausaha UKJ DPP Gombak 09

UNIT SEKRETARIAT
Unit Kerja Jemaah (UKJ) Hulu Kelang